UGEL UTC
 
OFICINA DE ARCHIVO GENERAL

TAP. NERI  ALARCÓN  FERNANDEZ 

RESP. ARCHIVO GENERAL

Definición del cargo

El Técnico Administrativo III-Archivo General, es el profesional técnico cuya labor consiste en custodiar y organizar el Patrimonio Documental de la UGEL Utcubamba.   

Funciones

  • Elaborar coordinadamente e informar oportunamente sus documentos de gestión como: el Plan Anual de Trabajo, el Reporte de Actividades Mensuales, el Informe Trimestral de Gestión y el Plan de Supervisión y Monitoreo. Asimismo, participar activamente en la elaboración, ejecución y evaluación del Plan Anual de Trabajo o Plan Operativo del Área.
  • Recibir la documentación producida por las diversas áreas o dependencias de la UGEL Utcubamba, en el uso de sus funciones para facilitar la gestión administrativa.
  • Organizar los fondos documentales para ponerlos al servicio de la información, la cultura y la investigación. Los fondos están formados por una grande variedad de tipologías documentales (documentos escritos, fotografías, planos, mapas, grabaciones sonoras y audiovisuales) sobre diferentes soportes (papel, apoyos ópticos, magnéticos...).
  • Organizar y mantener actualizado el Archivo General por Áreas, oficinas o cargos.
  • Clasificar, ordenar, codificar y realizar la descripción de fondos documentales bajo su custodia.
  • Proponer y ejecutar la política de conservación, restauración, registro, difusión y servicio del Patrimonio Documental de la UGEL Utcubamba.
  •  Emitir normas sobre la producción, racionalización y administración de documentos de los archivos públicos a nivel local y nacional para facilitar la toma de decisiones en la función administrativa.
  • Proponer, participar y apoyar la capacitación especializada en archivística.
  • Elaborar el cuadro de clasificación del Archivo General.
  • Formular la organización, coordinación y dirección de los archivos de las diferentes áreas de la UGEL Utcubamba.
  • Elaborar normas de procedimiento específicas para cada serie documental (documentos que posee cada una de las áreas, de acuerdo, con el procedimiento administrativo o que son conservados como una unidad, porque son el resultado  de la misma gestión o procedimiento, o la misma actividad, pueden tener o no una misma tipología, o debido a cualquier otra relación derivada de su creación, recepción o utilización), con el fin de establecer los periodos de permanencia en los archivos de las diferentes áreas y los plazos de conservación y accesibilidad.
  • Establecer los plazos de conservación de los documentos de acuerdo con su vigencia administrativa-legal e histórica con el fin de conservarlos el tiempo necesario y no saturar las oficinas o locales de archivos.
  • Controlar las transferencias de los archivos de gestión de las diferentes áreas al Archivo General.
  • Evaluar y seleccionar documentos para el mantenimiento, conservación, depuración y/o eliminación, en cumplimiento de las normas existentes.
  • Evaluar, seleccionar documentos para verificar la conservación, transferencia interna y/o externa del Patrimonio Documental existente.
  • Mantener actualizado el inventario del acervo documentario de la UGEL Utcubamba.
  • Transcribir las Resoluciones Directorales, Oficios y otros documentos emitidos por la UGEL Utcubamba.
  • Orientar al personal de las áreas de la sede y usuarios en general sobre trámite documentario y archivos.
  • Orientar a los usuarios sobre el trámite de acceso u obtención de documentos del Archivo General de la UGEL Utcubamba.
  • Atender el requerimiento sobre la documentación, solicitado por las áreas de la sede y de los usuarios en general.
  • Efectuar la restauración de documentos y verificar el empastado de los mismos.
  • Velar por la conservación y mantenimiento de la documentación que obra en Archivo General de la UGEL Utcubamba.
  • Autenticar copias de documentos originales, que obran en el Archivo General.
  • Gestionar un programa de digitalización del patrimonio documental de la UGEL Utcubamba. Asimismo, preparar y conducir la digitalización de documentos según las reglas archivísticas.
  • Coordinar y apoyar al encargado de almacén en la recepción, resguardo, custodia, conservación, control, distribución y abastecimiento de bienes, materiales y productos que se van a emplear en el desarrollo de las funciones académico administrativo de la Sede y en el ámbito jurisdiccional educativo de la UGEL Utcubamba.
  • Elaborar la estadística de sus acciones o actividades relevantes de productividad.
  • Organizar y mantener el orden, limpieza y ambientación de los materiales y equipos a su cargo y de la oficina; así como el cuidado y conservación de los mismos.
  • Cumplir con la recepción y entrega del cargo debidamente documentado, al asumir o dejar el cargo (vacaciones, culminación de servicios y otros).
  • Otras funciones que le asigne o encargue el Director o Jefe inmediato.
 
CONVOCATORIAS
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Administrativo Administrativo
CAS CAS
Auxiliar de Educación Auxiliar de Educación
NORMATIVIDAD AGP Y AGI
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Directivas Directivas
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DOCUMENTOS DE GESTION
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