UGEL UTC
 
OFICINA DE ALMACEN

TAP.NILO VARGAS POSITO

RESP. ALMACEN

Definición del cargo

El Técnico Administrativo III-Almacén, es el profesional técnico cuya labor consiste o está destinado a la recepción, custodia, conservación y distribución de bienes y materiales que se van a emplear en el desarrollo de las funciones académico administrativo del ámbito jurisdiccional educativo de  la UGEL Utcubamba. 

Funciones

  • Elaborar coordinadamente e informar oportunamente sus documentos de gestión como: el Plan Anual de Trabajo, el Reporte de Actividades Mensuales, el Informe Trimestral de Gestión y el Plan de Supervisión y Monitoreo. Asimismo, participar activamente en la elaboración, ejecución y evaluación del Plan Anual de Trabajo o Plan Operativo del Área.
  • Recepcionar, resguardar, custodiar, conservar, controlar, distribuir y abastecer de bienes, materiales y productos que se van a emplear en el desarrollo de las funciones académico administrativo de la Sede y en el ámbito jurisdiccional educativo de la UGEL Utcubamba.
  • Cubrir las necesidades de la sede, de las instituciones educativas, centros o programas educativos, referentes a bienes de acuerdo a lo programado y bajo una política de optimización, que permita alcanzar los mejores niveles de gestión administrativa, entre ello todo bien deberá ingresar a esta oficina antes de llegar al usuario.
  • Informar que todo bien o material que ingresa a la UGEL Utcubamba  con O/C o documento de donaciones, tiene que ser recepcionado por medio de la Oficina de Almacén y Distribución, en ningún caso puede ser en otra, sin previo aviso a la Oficina antes mencionada bajo responsabilidad y sanción.
  • Gestionar la asignación de ambientes para el funcionamiento de los almacenes, los cuales deben estar adecuadamente ubicados, contar con instalaciones seguras, y tener el espacio físico necesario, que permita el arreglo y disposición conveniente de los bienes, así como el control e identificación de los mismos.
  • Acreditar en documentos, su conformidad con los bienes que ingresan (si se ajustan a los requerimientos y especificaciones técnicas por la dependencia solicitante y según orden de compra), así como de los bienes que retiran del Almacén.
  • Coordinar con los directivos el establecimiento de un sistema apropiado para la conservación, seguridad, manejo y control de los bienes almacenados.
  • Establecer un sistema adecuado de registro permanente del movimiento de los bienes o materiales por unidades de iguales características.
  • Coordinar e informar que sólo las personas que laboran en el Almacén deben tener acceso a sus instalaciones y distribuir los bienes según requerimiento.
  • Informar sobre los bienes que por sus características especiales tienen que ser almacenados en otras instalaciones o enviados directamente a los encargados de su utilización. En estos casos, el encargado de Almacén tendrá que efectuar la verificación directa y la tramitación de la documentación correspondiente.
  • Coordinar con la Oficina de Contabilidad sobre el alcance de los lineamientos y directivas de procedimientos para el manejo contable, que permita elaborar un cronograma de presentación de información y procedimientos técnicos concernientes a las funciones de Almacén. Asimismo, dentro de lo posible evitar realizar el devengado de las órdenes de Compra con documento de autorización salvo los casos especiales y puntuales (ANR) o proveedores que sean representantes exclusivos y exijan el pago por adelantado o contra entrega.
  • Emitir las órdenes de Compra no atendidas a los 30 días calendario de la fecha de su emisión, para que se coordine con el proveedor sobre la entrega de la mercadería o de lo contrario para la anulación correspondiente. 
  • Coordinar con las diferentes áreas para la adquisición de bienes y servicios. Formular y programar el presupuesto de compras.
  • Registrar y mantener actualizados las tarjetas de control visible de artículos almacenados e informa sobre la existencia física de los bienes del almacén a través de los inventarios.
  • Racionalizar de acuerdo al stock de almacén los pedidos, formulando las salidas según Pedido - Comprobante de Salida (PECOSA). Firmar las Notas de Entrada a Almacén (NEA).
  • Llevar actualizado el inventario de existencia de almacén y activo fijo (bienes patrimoniales).
  • Controlar la calidad de los bienes y servicios que se requiere según las características indicadas en las solicitudes de cotizaciones.
  • Identificar, codificar y almacenar la información en el Sistema de Inventarios, los bienes patrimoniales adquiridos de acuerdo a su naturaleza.
  • Valorizar mediante tasación, los bienes patrimoniales que carecen de la respectiva documentación sustentatoria, así como aquellos que van a ser datos de baja, subastados o transferidos.
  • Revisar y refrendar las pólizas de entrada y salida de bienes de almacén.
  • Supervisar y controlar el ingreso y salida de bienes de almacén, controlando la calidad y cantidad del producto.
  • Racionalizar y elaborar el pedido de comprobantes de salida y efectúa la entrega de los artículos de almacén a las instituciones educativas, centros o programas educativos de acuerdo al cronograma establecido.
  • Verificar personalmente  con el apoyo de técnicos y/o especialistas en la materia, de las características propias de los bienes adquiridos por la entidad, para comprobar la coincidencia de los mismos con la orden de compra, sólo aceptando aquellos que sean encontrados conformes, tanto en características, calidad, cantidad, peso, volumen, etc. Es decir, verificar la conformidad de los artículos remitidos por los proveedores de acuerdo a las especificaciones de las Órdenes de Compra; firmar y realizar su almacenamiento.
  • Remitir a la Unidad de Contabilidad/Finanzas los originales de los documentos fuente, que han motivado un ingreso y salida de bienes al o del almacén (Kardex).
  • Efectuar, dentro las 24 horas de detectado, la correspondiente denuncia policial e informar seguidamente por escrito al Director del Área de Administración, para el caso de pérdidas, sustracciones, siniestros, etc. de las existencias del Almacén.
  • Remitir las solicitudes de cotizaciones y formular los cuadros comparativos de cotizaciones correspondientes.
  • Emitir informes para dar de baja a los materiales y equipo de oficina en desuso.
  • Revisar y firmar los documentos, Órdenes de Compra, Notas de Entrada a Almacén.
  • Recepcionar, verificar, clasificar y almacenar los artículos de acuerdo a las especificaciones de las órdenes de compra y notas de entrada de almacén.
  • Elaborar las conciliaciones de remesa de bienes recibidos.
  • Elaborar  órdenes de compras y servicios.
  • Verificar la conformidad de las guías de remisión para su cancelación.
  • Asumir la responsabilidad con Almacén de ser los encargados de la recepción de los bienes patrimoniales, realizar las coordinaciones con los usuarios para efectuar la inspección y la conformidad de recepción de los bienes patrimoniales y emitir el respectivo documento de ingreso.
  • Elaborar la estadística de sus acciones o actividades relevantes de productividad.
  • Organizar y mantener el orden, limpieza y ambientación de los materiales y equipos a su cargo y de la oficina; así como el cuidado y conservación de los mismos.
  • Cumplir con la recepción y entrega del cargo debidamente documentado, al asumir o dejar el cargo (vacaciones, culminación de servicios y otros).
  • Otras funciones que se le asigne o encargue el Director o Jefe inmediato.
 
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