UGEL UTC
 
OFICINA DE DE ABASTECIMIENTOS

TAP. FERNANDO CUEVA LESCANO

RESP. ABASTECIMIENTOS

Definición del cargo

El Especialista Administrativo III-Abastecimiento, programa, dirige, coordina, evalúa y controla el sistema administrativo de abastecimiento; es decir realiza el abastecimiento de los bienes y servicios para la ejecución de actividades de las áreas de la Sede y de las instituciones educativas, centros o programas educativos de la jurisdicción de la UGEL Utcubamba.       

Funciones

  • Elaborar coordinadamente e informar oportunamente sus documentos de gestión como: el Plan Anual de Trabajo, el Reporte de Actividades Mensuales, el Informe Trimestral de Gestión y el Plan de Supervisión y Monitoreo. Asimismo, participar activamente en la elaboración, ejecución y evaluación del Plan Anual de Trabajo o Plan Operativo del Área.
  • Dirigir y coordinar la formulación, consolidación y reajuste de los cuadros de necesidades de las instituciones educativas, centros o programas educativos y de la sede institucional.
  • Revisar y autorizar la tramitación de las solicitudes de cotización, cuadro comparativo de cotizaciones, órdenes de compra y servicios, guías de internamiento, pedidos de comprobantes de salida, y otros documentos relacionados a su área o cargo.
  • Formular los presupuestos de compras y el calendario de entrega.
  • Revisar y refrendar el parte diario de almacén.
  • Revisar y controlar la calidad de los bienes que se adquieren.
  • Supervisar el inventario de bienes muebles é inmuebles de las instituciones educativas, centros o programas educativos y de la sede institucional.
  • Supervisar y asesorar a las instituciones educativas, centros o programas educativos en asuntos relacionados con el Sistema de Abastecimiento.
  • Controlar las entradas y salidas de los vehículos, dando cuenta al Director o Jefe de Área.
  • Visar la documentación administrativa contable que se genera en el Sistema de Abastecimiento.
  • Formular la Ampliación de Calendario de Compromiso de Bienes y Servicios.
  • Supervisar la conservación y mantenimiento de la infraestructura, instalaciones y equipamiento de la Sede.
  • Visar las órdenes de compra y servicios emitidas.
  • Elaborar y revisar las pólizas de entrada y salida de bienes.
  • Efectuar exposiciones y participar en comisiones y reuniones especializadas.
  • Controlar la recepción, registro, distribución y archivo de documentos que ingresan o salen del área.
  • Planificar, organizar, dirigir, ejecutar, supervisar y evaluar la aplicación de los procesos técnicos y acciones de un sistema administrativo.
  • Coordinar y conducir la elaboración de normas, procedimientos, reglamentos, directivas y otros relacionados con el área.
  • Proponer, coordinar y supervisar la ejecución de convenios y auspicios desde el punto de vista técnico-legal.
  • Asesorar y absolver consultas técnico-administrativas sobre la normatividad y procedimientos del área.
  • Conducir estudios e investigaciones sobre métodos, procedimientos, normas, directivas y otros relacionados con el área.
  • Efectuar labores de capacitación y adiestramiento relacionados a su área.
  • Representar a la entidad en reuniones y comisiones sectoriales.
  • Participar en la formulación de políticas y brindar asesoramiento especializado en el campo de su competencia.
  • Participar en la formulación del Presupuesto Anual.
  • Formular y analizar Proyectos de Inversión Pública.
  • Intervenir en análisis de estudios sobre información financiera y en la programación del presupuesto de la UGEL Utcubamba.
  • Supervisar la distribución de combustibles para las diferentes unidades móviles de la sede institucional.
  • Elaborar el Plan Anual de Adquisiciones de la UGEL Utcubamba para cada período, priorizando de acuerdo a las necesidades solicitadas por las instituciones educativas, centros o programas educativos  y de la Sede Institucional.
  • Participar en las comisiones de licitación pública y de concurso de precios, para adquirir bienes muebles y otros que se le asigne.
  • Mantener actualizado el registro de proveedores, bienes y servicios de la Sede Institucional y que éstos estén debidamente acreditados para contratar con el Estado.
  • Mantener actualizado el inventario de bienes muebles e inmuebles y equipos de la sede, instituciones educativas, centros y programas Educativos de la UGEL Utcubamba.
  • Proporcionar el servicio de impresión y/o reproducción de documentos a las diferentes áreas de la UGEL Utcubamba.
  • Registrar, supervisar y enviar al Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE), el procesamiento de las adquisiciones de bienes y servicios en el Sistema de Administración Financiera - Sector Público (SIAF-SP).
  • Remitir a la Superintendencia de Bienes Nacionales el inventario de los bienes muebles de la UGEL Utcubamba, de acuerdo con las disposiciones técnico-normativas emitidas por esta entidad y las que por ley se dicten.
  •  Recepcionar los bienes adquiridos.
  •  Revisar y controlar la calidad de los bienes que se adquieren.
  •  Registrar y controlar las existencias de bienes de almacén y material pedagógico.
  •  Formular el Cuadro de Distribución de Bienes Materiales a las instituciones educativas, centros programas educativos.
  • Integrar la Comisión de Altas y Bajas de bienes de la UGEL Utcubamba.
  • Coordinar con el Área de Asesoría Jurídica y el Área de Gestión Institucional-Ingeniero lo referente a la  regularización de la propiedad inmueble de la sede administrativa y de las instituciones educativas, centros o programas educativos.
  • Coordinar con la oficina de Contabilidad y Control Patrimonial la responsabilidad  en los diferentes procesos de bienes patrimoniales.
  • Coordinar con el Director del Área de Administración y Control Patrimonial la entrega de vehículos y su dotación de combustible por servicio, autorizado por el Director de la UGEL Utcubamba.
  • Elaborar la estadística de sus acciones o actividades relevantes de productividad.
  • Organizar y mantener el orden, limpieza y ambientación de los materiales y equipos a su cargo y de la oficina; así como el cuidado y conservación de los mismos.
  • Cumplir con la recepción y entrega del cargo debidamente documentado, al asumir o dejar el cargo (vacaciones, culminación de servicios y otros).
  • Otras funciones que se le asigne o encargue el Director o Jefe inmediato.
 
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