UGEL UTC
 
TRAMITE DOCUMENTARIO

LIC. JUAN BRICEÑO ALTAMIRANO 

RESP. TRAMITE DOCUMENTARIO

Definición del cargo

El Especialista Administrativo III-Trámite Documentario, es el profesional responsable de la organización, dirección y control de la oficina de Trámite Documentario, así como del asesoramiento de los servicios y equipos. Se interrelaciona y coordina acciones con todas las áreas de la Sede.

Funciones

  • Proponer alternativas para la organización y control de los equipos o servicios de Trámite Documentario y de Actas y Certificados.
  • Dirigir el servicio de Mesa de Partes y Archivo, teniendo en cuenta los procesos:

- Recepción, registro, foliación, clasificación y distribución, de los documentos que ingresan o son derivados.

- Registro, codificación y distribución de las Resoluciones y otros documentos.

  • Atender y orientar oportunamente al usuario referente a la gestión de sus solicitudes o peticiones.
  • Organizar, conservar, depurar y custodiar el archivo que corresponde a Trámite Documentario (Resoluciones, Informes, proyectos) y de Actas y Certificados.
  • Coordinar con Asesoría Jurídica la revisión de proyectos de resoluciones, directivas, instructivos y otros, antes de emitir oficialmente éstos.
  • Coordinar con Secretaría el procesamiento de expedientes que llegan a Dirección de la entidad.
  • Preparar documentos por encargo y emitir opinión sobre asuntos que le derivan.
  • Brindar asesoramiento y absolver consultas en asuntos de su competencia.
  • Expedir, visar, autenticar, documentos preparados por los equipos a su cargo o que obran en el archivo general como:

-  Informes técnicos sobre casos específicos.

- Copias de documentos del archivo como: Resoluciones, expedientes  evaluados, etc.

  • Orientar y controlar la certificación y autenticación de copias de documentos originales que obran en el archivo general de la UGEL Utcubamba.
  • Participar en reuniones de trabajo y otras en representación del Director o por su cargo.
  • Adecuar y difundir las normas de Trámite Documentario, Actas y Certificados, Títulos, etc.
  • Mantenerse actualizado respecto a información normativa emitidas por el Ministerio de Educación y sus instancias descentralizadas, y coordinar con el Director de la Entidad sobre las acciones a realizar.
  • Expedir a solicitud del usuario copias certificadas de las Resoluciones Directorales de la UGEL Utcubamba y otros documentos que obran como antecedentes en el archivo.
  • Despachar las comunicaciones oficiales (reservadas y confidenciales) o particulares requeridas para su decisión o informe específico.
  • Elevar los recursos administrativos y sus recaudos hacia las instancias superiores previo Dictamen Legal del Órgano de Asesoría Jurídica.
  • Proporcionar la información y documentación a los usuarios en el marco de la Ley de Transparencia y acceso a la información Pública.
  • Promover y participar en coordinación con el Área de Gestión Institucional en la racionalización de procedimientos y trámites.
  • Coordinar con la Dirección y los Órganos de Línea el trámite oportuno y la conservación de los expedientes que se generen.
  • Difundir y capacitar al personal de la UGEL Utcubamba y de las Instituciones Educativas en materia de trámite documentario y archivo.
  • Preparar documentos por encargo y emitir opinión sobre asuntos que le derivan.
  • Verificar y/o observar las resoluciones  antes de enumerarlas y registrarlas. Coordinando para ello con la dirección del área inmersa.
  • Elaborar e informar oportunamente sus documentos de gestión como: Plan Anual de Trabajo, Reporte de Actividades Mensuales e Informe Trimestral de Gestión.
  • Preparar e informar de manera consolidada y oportuna sus documentos de gestión y de cada trabajador a su cargo: Plan Anual de Trabajo, Reporte de Actividades Mensuales e Informe Trimestral de Gestión. Asimismo, participar activamente en la elaboración del Plan Anual de Trabajo o Plan Operativo de Área de Dirección.
  • Coordinar sobre la gestión de la documentación del Archivo General de la UGEL Utcubamba.
  • Elaborar e informar al Órgano de Control Institucional los formatos de cumplimiento de la normativa relacionada al TUPA y a la ley del silencio administrativo-Ley N° 29060, y de seguimiento de declaraciones juradas (DJ) para acogimiento al Silencio Administrativo Positivo (SAP). Es decir, hacer el seguimiento y control de: documentos recibidos, derivarlos al área o comisión correspondiente, atención o respuesta de éstas, y contestar o entregar a los usuarios sobre su trámite. 
  • Coordinar con las áreas de la UGEL Utcubamba para que actúen de acuerdo al TUPA y otras normas específicas de procedimientos administrativos, pues todo documento recepcionado por Trámite Documentario, debe ser respondido o contestado por el mismo trámite documentario.
  • Depurar anualmente los archivos con sus documentos sustentatorios y entregar a Archivo General de la UGEL Utcubamba.
  • Elaborar la estadística de sus acciones o actividades relevantes de productividad.
  • Organizar y mantener el orden, limpieza y ambientación de los materiales y equipos a su cargo y de la oficina; así como el cuidado y conservación de los mismos.
  • Elaborar de manera coordinada proyectos de resoluciones de su competencia, así como de otros tipos de documentos.
  • Cumplir con la recepción y entrega del cargo debidamente documentado, al asumir o dejar el cargo (vacaciones, culminación de servicios y otros).
  • Otras funciones que se le asigne o encargue su Director o Jefe inmediato.
 
CONVOCATORIAS
Docente Docente
Administrativo Administrativo
CAS CAS
Auxiliar de Educación Auxiliar de Educación
NORMATIVIDAD AGP Y AGI
Resoluciones Resoluciones
Directivas Directivas
Instructivos Instructivos
Oficios Oficios
DOCUMENTOS DE GESTION
MOF MOF MAPRO MAPRO
POI POI ROF ROF
CAP CAP
UGEL UTCUBAMBA
Galerias de Fotos Galerías de Fotos
Galerias de Videos Galerías de Videos
Actividades Oficiales Actividades Oficiales
Buzon de Sugeencias Buzón de Sugerencias
Buzon de Sugeencias Correo Institucional
Facebook UGEL - UTCUBAMBA SIAGIE RUTAS SOLIDARIAS Compromisos de Desempeño 2017 EVALUACION CENSAL ESTUDIANTES
Perú Educa Ministerio de educación Portal del Estado Peruano Sunat Ministerio de Economia y Finanzas
Contactanos
UNIDAD DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL DE UTCUBAMBA
Av. Chachapoyas Nº 1749 - Bagua Grande - Utcubamba - Amazonas
Telef. (041) 474471 Central Telefónica 474233 - ugel.u@hotmail.com